Privatlivspolitik

Dataansvarlige og kontaktoplysninger

Sydporten P/S er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Sydporten P/S
Molestien 7, 3. sal
2450 København SV
Tlf.: 33637201
E-mail: sydporten@sydporten.dk
CVR-nr. 40933697

Behandling

Beskrivelse af behandlingen	Formål med behandlingen	Kategorier af personoplysninger	Kilder	Behandlingsgrundlag	Databehandlere	Modtagere	Opbevaring
Kontaktformularen på sydporten.dk.	For at kunne kontakte dig i forbindelse med henvendelse via kontaktformularen på vores hjemmeside, er det nødvendigt at behandle oplysninger om dig.	Vi behandler følgende oplysninger: Navn, mailadresse og telefonnummer samt eventuel besked som du har anført i din henvendelse.	Vi behandler kun de oplysninger, som du giver os.	Personoplysningerne behandles i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne besvare henvendelser og kommunikere med brugere af vores hjemmeside.	Leverandører af it-systemer, hosting og support, som behandler oplysninger på vegne af og efter instruks fra os.	Vi videregiver ikke oplysningerne.	Oplysningerne opbevares i op til 12 måneder efter seneste kontakt, hvorefter de slettes, medmindre der er en konkret og saglig grund til at opbevare dem længere.
Tilmelding til åbent hus.	For at kunne reservere en plads til dig til vores åbent hus, er det nødvendigt at behandle oplysninger om dig.	Vi behandler følgende oplysninger: Navn og mailadresse samt antal deltagere, dato og tidspunkt for deltagelsen.	Vi behandler kun de oplysninger, som du giver os.	Personoplysningerne behandles i medfør af interesseafvejningsreglen jf. artikel 6, stk. 1, litra f.	Leverandører af it-systemer, hosting og support, som behandler oplysninger på vores vegne og efter instruks.	Vi videregiver ikke oplysningerne.	Oplysningerne opbevares i op til 6 måneder efter seneste kontakt, hvorefter de slettes, medmindre der er en konkret og saglig grund til at opbevare dem længere.
Opskrivning og administration af venteliste.	For at kunne registrere dig som boligsøgende, kontakte dig med boligtilbud og informere dig om nyheder relateret til din boligsøgning, er det nødvendigt at behandle oplysninger om dig. Vi anvender ligeledes oplysningerne, når vi kontakter dig i forbindelse med betaling af det årlige bekræftelsesbeløb, så du kan opretholde din plads på ventelisten. De oplysninger, du giver os, bliver kun brugt i forbindelse med vores administration af ventelisten samt den eventuelle senere udlejning af bolig til dig.	Vi behandler følgende oplysninger: Ansøgernummer, navn, mailadresse og telefonnummer samt oplysning om ønskede boligtyper, om du ønsker at stå aktivt eller passivt søgende, og oplysning om hvorvidt du har medlemskab i Dansk Metals fagforening, har forældre eller bedsteforældre, der er medlem af Dansk Metals fagforening, har medlemskab i en anden fagforening under FH (Fagbevægelsens Hovedorganisation), eller andet/ingen af ovenstående. Vi behandler ligeledes oplysning om, at du har bekræftet at have læst og accepteret vores betingelser for opskrivning på ventelisten og kriterierne for tildeling af bolig.	Vi behandler kun de oplysninger, som du giver os.	Personoplysningerne behandles i medfør af interesseafvejningsreglen jf. artikel 6, stk. 1, litra f, for den del der vedrører administrationen af din opskrivning på ventelisten samt opfyldelse af kontrakt jf. artikel 6, stk. 1, litra b, af hensyn til betaling af bekræftelsesbeløb for at stå på ventelisten. I forbindelse med reservation af en konkret bolig kan det være nødvendigt at indhente og behandle dokumentation for opfyldelse af kriterier, herunder fagforeningsmæssigt medlemskab. Disse oplysninger behandles som led i opfyldelse af rettigheder og forpligtelser inden for arbejds- og socialretlige forhold i henhold til ventelistepolitik fastlagt af Dansk Metal, jf. artikel 9, stk. 2, litra b, samt artikel 6, stk. 1, litra f.	Leverandører af it-systemer, hosting og support, som behandler oplysninger på vores vegne og efter instruks.	Dansk Metal i forbindelse med kontrol af medlemskab forud for tildeling af bolig. I forbindelse med tildeling af bolig videregiver vi navn og medlemsnummer til Dansk Metal med henblik på at verificere medlemskab. Denne behandling sker som led i opfyldelse af rettigheder og forpligtelser inden for arbejds- og socialretlige forhold i henhold til ventelistepolitik fastlagt af Dansk Metal (jf. https://sydporten.dk/betingelser/), jf. artikel 9, stk. 2, litra b, samt artikel 6, stk. 1, litra f.	Oplysningerne opbevares, så længe du står på ventelisten. Ved ophør slettes oplysningerne senest 12 måneder efter, medmindre de er nødvendige for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.
Lejeradministration.	For at kunne administrere lejeforhold, herunder opfyldelse af lejekontrakt, opkrævning af husleje, håndtering af henvendelser og vedligeholdelse, er det nødvendigt at behandle oplysninger om lejere.	Vi behandler følgende oplysninger: Navn, adresse, kontaktoplysninger, betalingsoplysninger, CPR-nummer, oplysninger om lejemål, forbrugsoplysninger vedr. vand, varme og el, flytteoplysninger (ind- og fraflytningsdatoer samt oplysninger i relation til flyttesyn), restance- og rykkerhistorik, kommunikation med håndværkere, målernumre og installationsdata samt korrespondance.	Oplysningerne indsamles fra dig samt fra forsyningsselskaber, håndværkere, betalingsudbydere, offentlige myndigheder og i forbindelse med gennemførelse af flyttesyn i det omfang, det er relevant.	Personoplysningerne behandles i medfør af opfyldelse af kontrakt jf. artikel 6, stk. 1, litra b, samt retlig forpligtelse jf. artikel 6, stk. 1, litra c. I det omfang der behandles CPR-nummer, sker dette i medfør af databeskyttelseslovens § 11.	Leverandører af it-systemer, hosting og support, som behandler oplysninger på vores vegne og efter instruks.	Oplysninger videregives til betalingsløsninger og banker i forbindelse med opkrævning af husleje. I tilfælde af manglende betaling kan oplysninger endvidere videregives til inkassoselskaber, advokater og relevante myndigheder, herunder fogedretten, i forbindelse med inddrivelse af gæld samt i forbindelse med en eventuel udsættelse af boligen.	Oplysningerne opbevares under lejeforholdet og slettes som udgangspunkt ved førstkommende årlige oprydning efter fraflytning. Oplysninger, der er omfattet af bogføringsloven, opbevares i indeværende år + 5 år.
Vedligeholdelse og adgang til lejemål.	For at kunne planlægge og udføre vedligeholdelsesopgaver i lejemålet, herunder give håndværkere adgang, er det nødvendigt at behandle og videregive visse oplysninger om lejere.	Vi behandler følgende oplysninger: Navn, adresse og eventuelt telefonnummer samt oplysninger om adgang til lejemålet (herunder tidsrum for adgang).	Oplysningerne indsamles fra dig.	Personoplysningerne behandles i medfør af opfyldelse af kontrakt jf. artikel 6, stk. 1, litra b, samt interesseafvejningsreglen jf. artikel 6, stk. 1, litra f.	Leverandører af it-systemer, hosting og support, som behandler oplysninger på vores vegne og efter instruks.	Oplysninger videregives til håndværkere i det omfang det er nødvendigt for udførelse af opgaver. I tilfælde hvor der er givet tilladelse til adgang til boligen, kan der etableres tidsbegrænset adgang via adgangsbrik i det aftalte tidsrum.	Oplysningerne opbevares, så længe det er nødvendigt for at gennemføre den konkrete vedligeholdelsesopgave og dokumentere denne, og slettes herefter løbende.
Adgangssystemer og digitale nøgler.	For at kunne styre adgang til ejendommen og de enkelte lejemål samt skabe tryghed for beboerne, anvender vi elektroniske dørlåse og digitale adgangsløsninger.	Vi behandler følgende oplysninger: Navn, lejemålsoplysninger, adgangsrettigheder, oplysninger om anvendelse af nøglebrik eller mobiladgang samt eventuelle logoplysninger om adgang (tidspunkt og anvendt adgangsmiddel). I det omfang beboere deler adgang med andre, kan vi også behandle oplysninger om personer, som anvender adgang via en beboers digitale nøgle.	Oplysningerne indsamles fra dig samt genereres i forbindelse med brug af adgangssystemet.	Personoplysningerne behandles i medfør af interesseafvejningsreglen jf. artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse i at sikre ejendommen og styre adgang til bygninger og lejemål.	Leverandører af it-systemer, hosting og support, som behandler oplysninger på vores vegne og efter instruks.	Vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne, medmindre det er nødvendigt i forbindelse med efterforskning, hvor oplysninger kan videregives til politiet.	Adgangsoplysninger opbevares, så længe du har adgang til ejendommen. Eventuelle logoplysninger opbevares i en begrænset periode og slettes løbende, medmindre de er nødvendige i forbindelse med en konkret sag.
Kameraovervågning.	For at skabe tryghed for beboerne i og omkring ejendommen anvender vi kameraovervågning, som også bidrager til at forebygge kriminalitet og kan anvendes til at dokumentere hændelser, hvis det bliver nødvendigt. Overvågningen omfatter ikke gade, vej, plads eller lignende områder, som benyttes til almindelig færdsel.	Vi behandler følgende oplysninger: Billed- og videooptagelser af personer, der færdes i overvågede områder.	Oplysningerne indsamles via opsatte kameraer.	Personoplysningerne behandles i medfør af interesseafvejningsreglen jf. artikel 6, stk. 1, litra f.	Vi anvender ikke databehandlere til denne behandling.	Oplysninger kan videregives til politiet i forbindelse med efterforskning.	Optagelser opbevares i op til 30 dage og slettes herefter automatisk (rullende sletning), medmindre de er nødvendige i forbindelse med en konkret sag.
Behandling af CPR-nr.	For at kunne administrere lejeforhold, herunder tilmelding til forsyningsselskaber samt håndtering af tilbagebetalinger i forbindelse med forbrugsregnskaber, deposita, forudbetalt leje og øvrige lejertilgodehavender, er det nødvendigt at behandle CPR-nummer.	Vi behandler følgende oplysninger: CPR-nummer.	Oplysningerne indsamles fra dig.	Behandlingen sker i medfør af databeskyttelseslovens § 11 samt artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt) og litra c (retlig forpligtelse).	Leverandører af it-systemer, hosting og support, som behandler oplysninger på vores vegne og efter instruks.	Oplysninger kan videregives til forsyningsselskaber, banker og betalingsservice o.lign.	CPR-nummer opbevares kun, så længe det er nødvendigt for de angivne formål og slettes som udgangspunkt ved ophør af lejeforholdet, medmindre længere opbevaring er påkrævet efter lovgivningen.

Registreredes rettigheder

Det fremgår af Persondataforordningen at du, som registreret, har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet.

Ret til indsigt

Ret til indsigt betyder, at du kan anmode os om at få indsigt i de oplysninger vi har om dig, samt at få disse udleveret. Du kan endvidere få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, og hvem, der modtager personoplysninger om dig, i det omfang vi videregiver oplysninger til andre.

Ret til berigtigelse

Ret til berigtigelse betyder, at du har ret til at få ukorrekte oplysninger, som vi behandler om dig, rettet.

Ret til sletning

Ret til sletning betyder, at du har ret til at få slettet oplysninger om dig som vi behandler.

Du kan få slettet personoplysninger om dig selv, hvis du mener, at dine personoplysninger ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, eller hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Der kan være undtagelser, som indebærer, at vi ikke kan slette oplysninger, som vi er forpligtet til at opbevare jf. lovgivningen eller hvis oplysningerne skal bruges til at fastlægge eller gøre retskrav gældende.

Ret til begrænsning

Ret til begrænsning betyder, at du har ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger, hvis du mener, at dine oplysninger er ukorrekte, eller hvis oplysningerne behandles ulovligt.

Ret til indsigelse

Ret til indsigelse betyder, at du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine personoplysninger.

Ret til dataportabilitet

Ret til dataportabilitet betyder, at du kan modtage dine afgivne oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format for at flytte dem til en anden enhed.

Ret til at trække et samtykke tilbage

Du har endvidere til enhver tid ret til at trække et eventuelt afgivet samtykke tilbage, hvis behandlingen er baseret på et samtykke jf. artikel 6, stk. 1, litra a) eller artikel 9, stk. 2, litra a).

Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

Sydporten overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande.

Behandlingssikkerhed

Vi har implementeret tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, for at beskytte dine personoplysninger mod misbrug herunder foranstaltninger, som beskytter mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, at dine oplysninger fortabes eller forringes, eller at dine oplysninger kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.

Vi har implementeret adgangsstyring i alle vores systemer, så det kun er medarbejdere med et arbejdsbetinget behov, der har adgang til personoplysninger. Vi sørger løbende for at uddanne vores medarbejdere og har udarbejdet og implementeret politikker og procedurer for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med de principper, der følger af databeskyttelseslovgivningen.

Sikkerhedsforanstaltningerne gennemgås løbende og revideres i overensstemmelse med den teknologiske udvikling.

Alle vores medarbejdere er underlagt tavshedspligt, hvorfor du kan være sikker på, at dine oplysninger behandles fortroligt.

Ret til at klage til Datatilsynet

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet ved at skrive til Datatilsynet, Carl Jacobsens Alle 35, 2500 Valby eller ved at anvende kontaktformularen på www.datatilsynet.dk. Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.